ENCUENTRA EL FINANCIAMIENTO QUE NECESITAS DENTRO DE TU EMPRESA
Hacer que tu negocio salga adelante siempre será más fácil con un plan bien estructurado, la cooperación de socios, empleados y proveedores. Aprende a manejar tu flujo de efectivo.
Por: Mónica Torres
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¿Alguna vez has encontrado dinero en el bolso de una chamarra que hace mucho tiempo no usas? Cuando eso pasa a fin de quincena o cuando un cliente no te ha pagado es una bendición que puede “salvar el día”. Algo parecido pasa cuando revisas los flujos de efectivo de tu empresa: comienzas a encontrar dinero o por lo menos identificas a dónde se está yendo realmente.
Una noticia que ha circulado mucho en los medios es que, en México, derivado de la pandemia, ya han cerrado más de un millón de negocios. Yo creo que la principal causa es que estas empresas, o se quedaron esperando apoyos gubernamentales que no llegaron, o no fueron capaces de reaccionar a tiempo cuando se presentaron problemas de demanda, ingresos y escasez de algunos insumos.
Y es que, además de los temas macroeconómicos que hemos vivido desde 2020, la disminución del consumo de ciertos productos y servicios, aunado a un incremento sostenido de la inflación, llevó a muchas empresas a un escenario que no previnieron, que en muchos casos tal vez todavía no han visualizado y que llevará al cierre de muchos negocios más. De acuerdo con los pronósticos de los últimos meses, es posible que este escenario permanezca hasta 2023.
¿Qué hacer si tu empresa está sobreviviendo?
¿Por qué un flujo de efectivo y no un estado de resultados? El estado de resultados es como la interpretación de un estudio clínico: te dice lo que el médico que hizo el estudio (en este caso tu contador) está observando, pero es te va a decir si tu colesterol esta alto por comer muchas grasas o por no hacer ejercicio.
El estado de resultados, aunque es útil para conocer si tu empresa es rentable, puede reflejar dinero que todavía no entra a tu empresa (como ventas a crédito) y es posible que tampoco considere reservas para obligaciones futuras. Ver un flujo de efectivo es como observar su sistema circulatorio en tiempo real y te permitirá ver en que arteria o vena se está acumulando el colesterol.
Al detectar de manera clara hacia dónde se está yendo el dinero de tus ventas y recopilar toda la información necesaria para ver qué está sucediendo, podrás empezar a hacer algo que pocas Pymes hicieron cuando empezó la pandemia: visualizar los problemas antes de que surjan y conocer la liquidez del negocio para poder cumplir con sus obligaciones financieras.
¿Cuál es la diferencia con el estado de cuenta del banco? Un estado de cuenta bancario reflejara tu saldo del mes que acaba de terminar, y sabrás si tienes liquidez para el mes siguiente. No te permitirá ver el día de hoy, cual será tu necesidad de efectivo más allá del mes que está empezando. Si más adelante necesitas un préstamo, recuerda que los bancos te otorgarán financiamiento mientras tengas flujos, no cuando la cuenta se quede en ceros.
Un estado de flujos de efectivo deberá reflejar tres tipos de entradas y salidas de dinero:
- Actividades operativas. Ingresos reales por ventas efectivamente cobradas. Aplica el criterio de que una venta no se realiza hasta que se cobra. También todos los egresos: insumos, rentas, servicios, salarios y overhead (gastos en general). Esta última muchas veces no se registra o se registra incorrectamente, lo que puede ser una fuente de pequeñas (o grandes) fugas.
- Además del registro de actividades regulares de tu empresa, puedes invertirlos en activos (y su depreciación real, no contable), bienes raíces, mercado de valores o en otras empresas. Si bien estas inversiones no representan tus actividades operativas diarias, afectan a tu flujo de efectivo si te generan algún ingreso o egreso y, por lo tanto, deben estar reflejadas en tu estado de flujo de efectivo. Cualquier efectivo que ganes y todo el dinero que inviertas debe contabilizarse
- Fuentes de financiamiento. El dinero que recibes de fuentes externas para respaldar el funcionamiento de tu negocio, como una línea de crédito, préstamos o inversiones de nuevos accionistas. También es importante que consideres el dinero que pagas en forma de dividendos o de intereses.
¿Por qué analizar mi flujo de efectivo?
Recuerda el ejemplo de la chamarra: el mejor lugar para encontrar dinero cuando lo necesitamos es dentro de nuestra empresa. Los problemas que puedes detectar y resolver a tiempo son:
Ventas insuficientes o ineficientes
La pandemia nos trajo una disminución en consumo, sin embargo, es uso y costumbre en los negocios pequeños aceptar ventas ineficientes: hacer rebajas en el precio de proyectos que hoy te traigan una cantidad de dinero suficiente para pagar las cuentas pendientes, pero que más adelante absorban todos tus recursos y te impidan aceptar proyectos que si te dejen una utilidad. La miopía de la urgencia y el corto plazo (vender por vender) puede salir muy cara.
Precio de venta no cubre los gastos
Venimos de un largo ciclo económico donde los precios de los insumos casi no se movían. Si sigues manteniendo los precios de 2019 es posible que no llegues al 2022. Analiza mensualmente el costo integral de tu producto y que no te tiemble la mano al momento de subir precios. Es mejor quedar fuera de mercado de manera temporal ahora y regresar cuando tu competencia reaccione, que hacer incrementos severos e inesperados para tu cliente y quedar fuera definitivamente.
Usar el capital de trabajo para cubrir costos fijos
Este es el error que ha sepultado a muchas empresas. Si vas a dejar de alimentar a la gallina porque solo te ocupas de vender los huevos, cada vez tendrás menos que vender.
Cobranza deficiente
Haz presupuestos de venta y de cobranza. Identifica a los clientes que te están utilizando para apalancarse (yo los llamo clientes tóxicos) y trata de depurar tu cartera. Lo más importante: nunca dependas de uno o dos clientes.
Costos fijos elevados
Vigila las fluctuaciones en tus costos de los últimos 12 meses. Si su incremento es superior a la inflación o significativamente menor a tus ventas, es hora de tomar decisiones de recorte de gastos o incluso dejar de producir si tu margen operativo no cubre los costos fijos.
La empresa como “caja chica” de sus dueños
Separa tu cuenta personal de la de la empresa. Muchos empresarios tienen la visión de “exprimir” el negocio hasta su último suspiro. No mates tu fuente de ingresos por mantener un estilo de vida que no será sustentable en el mediano o largo plazo.
Nueva realidad, nueva visión
Si deseas utilizar tu flujo de efectivo para llegar a 2023, te doy algunos tips que están funcionado a mis clientes.
- Sé conservador con tus pronósticos de ventas y no dejes de incrementar tus precios si es necesario. Haz un plan B para situaciones extremas como interrupciones en tu cadena de suministro o caídas en ventas inesperadas
- Revisa tus gastos fijos y evalúa cuales son prescindibles. Pide ayuda de tu personal, hazlos conscientes de la necesidad de controlar gastos y escucha nuevas ideas. Puedes llevarte una agradable sorpresa.
- Da prioridad tanto en ventas como en condiciones de crédito y otros beneficios a los clientes que tengan los periodos de pago más cortos (aquellos que te pagan a 30 días o menos).
- Renegocia periodos de pago con tus proveedores y busca nuevos; especialmente empresas como la tuya en cuanto a tamaño y poder de negociación.
- Reestructura tus deudas. A veces es viable extender periodos de pago o adquirir nuevos prestamos si éstos te garantizan mejores condiciones o más liquidez.
- Necesitas un contador que haga algo más que declaraciones. Debes saber cual es tu proyección de impuestos a seis meses y conocer tu coeficiente de utilidad. Evita los “gastos deducibles” si éstos no tienen un retorno de inversión claro, reserva y planifica tus pagos. Todo esto te ayudará a conservar tu liquidez en el primer trimestre del año entrante.
Recuerda que hacer que tu negocio salga adelante siempre será más fácil con un plan bien estructurado y la cooperación de socios, empleados y proveedores. Cuando las personas de tu entorno son capaces de ver el rumbo que deseas tomar y los beneficios son tangibles, ya tienes el 50% de probabilidad de encontrar algo más que un billete en la chamarra que te salve el día. Encontraras la manera de conservar tu fuente de ingresos y la de tus empleados contra viento y pandemia.
Mónica Torres es experta en Prevención Financiera. Puedes escribirle a: [email protected]